어느덧 2016년이 가고 2017년이 다가왔습니다. 새해를 맞이해서 새로 플래너를 사고 전문적인 시간 관리 방법을 도입해서 효과적이고 효율적으로 살아 보자! 고 결심하신 분들을 위해서 GTD 에 대해서 간단히 정리해 보았습니다^^

GTD? Getting Things Done!

GTD 는 많이 알려진 시간 관리 방법론 중 하나입니다. 저는 원래 이런 시간 관리 방법론들에 대한 책들을 읽고 계획을 세워 보는 것을 좋아해서 다양한 책을 읽어 보았는데요, 그 중 방법 자체가 가장 단순한 편에 속하는 GTD 는 대학교 때 취업 준비를 하면서 알게 되었습니다. 그 때 지원한 회사만 한 60개 이상인 것 같은데 많은 전형 일정과 면접 일정, 학점 관리를 병행하기가 너무 힘들어서 효율적인 시간 관리 방법을 검색하다가 알게 된 책입니다. 한국에는 <끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기> 라는 제목으로 번역 출간되어 있습니다.

간단히 요약하면 GTD 는 많은 할 일들을 효과적이고 효율적으로 처리할 수 있도록 함으로써 시간 관리를 하는 일련의 작업 흐름(workflow)과 그 프로세스들을 의미합니다. 그래서 단순한 할 일 목록을 뭔가 ‘있어 보이게’ 포장한 것이 아닌가 하는 생각도 들 때가 있습니다. 그러나 이러한 작업 흐름을 구체적으로 정의하여 실행할 수 있게 만들었다는 데에 의의가 있다고 생각합니다.

GTD 를 정확하게 이해하기 위해서는 책을 읽는 것이 좋습니다만, 사용하기 위해서 무조건 책을 정독하고 제시된 방법을 그대로 따라야 하는 것은 아니라고 생각합니다. 모든 사람이 동일하게 적용하기에는 무리가 있기 때문에 전체적인 프레임을 이해하고 개인의 성향이나 상황에 맞게 적용해야 합니다. 예를 들면 저는 회사에서 직급이 대리이고 실무 담당자인데 어떤 일을 다른 사람에게 위임(delegate)할 수 있는 부분은 매우 제한적입니다. 제게 주어진 일은 다른 팀원과 일부 업무 분담 재조정은 가능할지 몰라도 대부분 제가 마쳐야 합니다. 이처럼 GTD 에서 제시하는 방법을 무조건 적용하려고 하기보다는 전체 프로세스를 상황에 알맞게 적용하는 것이 효과적인 활용법이라고 생각합니다.

GTD Process

그러면 GTD 의 전반적인 프로세스를 한 번 살펴볼까요?

1. Capture
2. Clarify
3. Organize
4. Reflect
5. Engage

Capture

이 단계에서 해야 할 일은 최대한 많이 자신이 해야 할 작업들을 모으는 것입니다. 모든 작업들이 100% 모이도록 해야 중요한 일을 놓치는 일이 발생하지 않습니다. 이렇게 모으는 것은 수첩에 기록해도 되고 스마트폰 앱에 기록해도 됩니다 (개인적으로는 스마트폰의 노트 앱에 기록하는 것을 추천합니다). 이렇게 기록하는 것은 미루면 안되는데, 경험상 미루면 누락이 발생합니다. 미루는 일은 기록하고 난 뒤에 결정하면 됩니다.

Clarify

기록한 작업을 완료하기 위해 구체적으로 어떤 일(action)을 해야 하는가를 확정하는 단계입니다. 저는 이 단계가 있기 때문에 GTD 가 굉장히 강력한 도구라고 생각합니다. 우리는 흔히 계획이나 할 일을 기록할 때 단순하게 “~하기”와 같이 기록하는 경우가 많은데 그럴 경우 계획이 모호해지는 경우가 있습니다. GTD 는 계획 작성에 있어 한 작업을 실행 가능한 일(action item) 단위로 전환하는 Clarify 단계를 통해서 작업을 명료하게 만들고 모호하고 큰 작업을 소화할 수 있도록 합니다. 그리고 즉시 처리 가능한 일들은 이 과정에서 해치워 버리는 것도 좋습니다. 예를 들어 간단하게 전화로 용건을 전달할 일이 있다면 바로 이 과정에서 해 버릴 수도 있을 것입니다.

Organize

할 일들이 어느 정도 준비 되었다면 기준을 정해서 할 일들을 정리하는 단계입니다. 마감 기한이나 중요도 등 다양한 기준에 따라서 할 일들을 분류 함으로써 최종적으로 작업들을 원활하게 처리할 수 있도록 해야 하는 것입니다. 정리 과정에서 마감 기한이 불분명하거나 중요도가 정해지지 않은 할 일들은 가능하면 마감일과 중요도를 지정하는 것이 좋습니다. 또한 할 일들을 일정한 기준으로 맞추는 것도 좋습니다. 회사 업무들에도 주로 하는 업무들은 몇 개의 큰 카테고리로 나누어집니다. 예를 들어 회계 부서에서 일하고 있고 매출 채권을 담당하고 있다면 할 일들을 전표 처리/충당금 설정/영업담당자 연락 등 몇 개의 카테고리로 나눌 수 있을 것입니다. 인사팀이라면 신입사원채용/경력사원채용/급여처리 등의 카테고리로 나눌 수도 있을 겁니다.

Reflect

이제 작성한 할 일들을 한번 쭉 살펴보는 단계입니다. 오류는 없는지, 불명확하게 기록된 작업은 없는지 등을 확인 하고 주기적으로 이 과정을 반복합니다. 제 경험상 GTD 방법을 활용해서 할 일들을 잘 기록해 두어도 주기적으로 할 일 목록을 검토하는 습관을 들이지 않으면 소용이 없습니다. 따라서 GTD 툴을 선택할 때도 일목요연하게 한 화면에서 할 일들을 보여 주는 것을 선택하는 것이 중요하다고 봅니다.

Engage

다 정리가 되고 검토도 되었으면 이제 실제 일을 하는 단계만 남았습니다. 일을 처리하는 데에도 원칙이 있습니다. 중요한 일부터 처리하고 처리하려고 꺼내 놓은 일은 바로 해 버리는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 그리고 한 번에 한 가지 일을 처리하는 것도 중요합니다.