GTD 시작 : 본격적인계기

제가 GTD 시작을 하게 된 동기는 ‘디지털 건망증’ 때문이었습니다. 이는 뇌가 처리해야 할 정보가 너무 많아져서 문제가 되는 현상입니다. 요즘 인터넷을 비롯한 각종 매체로 많은 정보를 접하는 젊은 층에서 발생한다고 합니다.

그래서 보다 방법론적으로 시간관리를 하는 방법을 체계화시켜야 할 필요성을 느끼게 되었습니다. 학생 때는 공부만 하면 되었기 때문에 사실 시간관리의 경험이 많지 않았습니다. 그러나 직장인이 되고 결혼을 하면서 할 일이 계속 많아졌습니다. 따라서 본 포스팅을 통해 시간관리 방법을 체계화시켜 놓고 업데이트하려 합니다. 그러면 GTD 시작도 쉽고 습관화하는데도 도움이 될 것 같네요.

방법

시간관리 방법에는 여러 가지가 있습니다. 그 중 단순하면서 많은 사람들이 사용하는 GTD(Getting Things Done)를 써 보기로 마음먹었습니다. 최근에는 대다수의 스마트폰 애플리케이션이나 시간관리 서비스들이 이 GTD의 방법을 염두에 두고 있거나 적용하기 쉽게 만들어져 있어 실제로 적용하기에도 편리한 점이 있습니다.

그래서 GTD 시작을 위한 도구 선정 조건을 정해 보았습니다:

1. 각종 할 일들을 체계적으로 관리할 수 있도록 보여줄 수 있어야 함.
2. 어떤 할 일이 누락된다거나 사용자에 의해 무시되는(사용자가 인지하지 못하는) 일이 있어서는 안됨. 이를 위해 적절한 방법으로 notification을 할 수 있어야 함.
3. 이러한 시간 관리, 할 일 관리 도구가 유기적으로 작동해야 하며 한 소프트웨어나 한 체계 안에서 이루어져야 함. 만약 한 체계 안에 복수의 시간관리와 할 일 관리 도구들이 존재한다면 이들의 동기화는 자동, 혹은 사용자의 노력을 최소화하는 수준에서 이루어져야 함.

GTD 시작 : 도구 선정 조건

그러면 이러한 목표들을 이루기 위해 사용할 만할 툴들을 살펴보겠습니다.

우선 이러한 여러 가지 목적들을 가장 많이 충족시키면서 어디서나 활용 가능하고 다양한 동기화 옵션을 제공하는 캘린더 서비스는 구글 캘린더입니다. 아이폰, 안드로이드를 가리지 않고 범용으로 사용되며 데스크탑에서도 편리합니다. 네이버나 다음, 마이크로소프트 Live 에서도 비슷한 서비스를 제공하는 것 같으나 많은 안드로이드 폰 사용자나 아이폰 사용자는 이미 구글 계정을 만들어서 쓰고 있을 것이므로 구글을 사용하도록 하겠습니다. 만약 아이폰을 사용한다면 아이클라우드 등 애플에서 제공하는 툴로 모두 활용 가능하지만 범용성 때문에 일단은 구글로^^

두번째 도구는 적절한 ‘할 일 목록’ 관리 툴 입니다. 구글 캘린더에서도 할 일 목록(Task)를 제공합니다만, 제 경험상으로는 그다지 유용하지 않았습니다. 우선 동기화를 지원하는 서비스가 제한적입니다. 예를 들면 아이폰에서는 기본적으로 할 일 목록을 동기화하는 옵션을 제공하는데 구글의 할 일 목록은 동기화가 되지 않습니다. 별도의 어플을 사용하면 될 가능성도 있지만, 일단 범용성을 고려하면 논외로…

그러면 이 할 일들을 어떻게 처리할까요? 크게 두 가지 방법을 생각해 볼 수 있습니다.

이벤트로 처리

기본적으로 구글 캘린더 [링크] 는 일정 이벤트들을 다루는 구조입니다. 대다수의 일정 관리 앱/소프트웨어들도 마찬가지로 시간표 상에 어떤 이벤트를 위치시키는 것으로 일정을 관리합니다. 만약 할 일이 있다면 이를 하나의 이벤트로 ‘몇월 몇일 몇시에’ 이 일을 하겠다는 의미로 캘린더에 표시해 두면 됩니다. 이 방식은 구글의 캘린더 내에서 할 일을 처리할 수 있을 뿐만 아니라 그로 인해 다른 휴대기기나 스마트폰 등에서도 손쉽게 연동이 가능합니다. 문제는 ‘할 일’들은 애초부터 이벤트와 속성이 다르다는 점입니다. 반드시 정해진 시간에 일을 하지 못할 수도 있으며 다른 사람과 만나는 일이 아닌 혼자 하는 일은 미루는 일도 생기는데 이럴 경우에는 다시 이벤트를 재설정해주어야 합니다. 그래서 이벤트로 처리하는 것은 그다지 추천하고 싶은 방법은 아니고 GTD의 취지와도 맞지 않습니다.

복수의 툴을 사용하여 연동

가장 바람직한 방법은 한 개의 앱이나 소프트웨어로 모든 것을 처리하는 것이지만…범용성을 고려한다면 쉽지 않기에 동기화가 가능한 여러 앱들을 사용하는 것이 차선책입니다. 앱스토어에만 가 보아도 많은 생산성 향상 툴들이 있습니다. 이러한 툴들이 연동되는 시스템을 만드는 것은 어렵지 않습니다. 그러나 잘 작동하는 체계를 만드는 것은 쉬운 일이 아니며, 그 체계를 체화함으로써 생활의 일부분으로 정착시키는 것은 더더욱 쉽지 않습니다. 그러나 이러한 방법 없이는 체계적이고 효율적인 시간 관리는 더욱 어렵기 때문에 저는 몇 가지 앱들을 활용해서 일정을 관리하려 합니다. 이 방법을 사용하면 이벤트와 할 일의 속성을 명확하게 정의하여 구분, 활용할 수 있습니다. 앞에서 언급한 바와 같이 할 일 목록은 나름대로의 속성이 있습니다. 중요도로 구분될 수 있으며 일을 미루었을 경우 자동적으로 그러한 부분을 처리할 수 있어야 합니다. 이에 최적화된 툴을 사용함으로써 할 일을 일목요연하게 관리하는 것이 가능해집니다다.

그렇다면 잘 작동하는 시스템을 어떻게 만들 것인가가 문제가 됩니다. 잘 작동하는 단순한 체계에서 단순한 방법론이 나오고 방법이 단순하다면 익숙해지는 것도 어렵지 않을 뿐만 아니라 신속하게 생활의 일부로 만들 수 있기 때문입니다. 체계 내에서 (최대한 단순한) 프로세서의 흐름을 만들고, 그 프로세스를 순차적으로 익히며 프로세스마다 사용할 툴(최대한 적은 수의 툴)을 규정하는 일이 남아 있습니다. 이번 포스팅에서는 여기서 줄이고 다음 포스팅부터 시나리오를 세워서 적합한 툴을 선정하고 그에 걸맞는 프로세스를 규정해보도록 할 예정입니다.