GTD (Getting Things Done) 방법론 개관

어느덧 2016년이 가고 2017년이 다가왔습니다. 새해를 맞이해서 새로 플래너를 사고 전문적인 시간 관리 방법을 도입해서 효과적이고 효율적으로 살아 보자! 고 결심하신 분들을 위해서 GTD 에 대해서 간단히 정리해 보았습니다^^

GTD? Getting Things Done!

GTD 는 많이 알려진 시간 관리 방법론 중 하나입니다. 저는 원래 이런 시간 관리 방법론들에 대한 책들을 읽고 계획을 세워 보는 것을 좋아해서 다양한 책을 읽어 보았는데요, 그 중 방법 자체가 가장 단순한 편에 속하는 GTD 는 대학교 때 취업 준비를 하면서 알게 되었습니다. 그 때 지원한 회사만 한 60개 이상인 것 같은데 많은 전형 일정과 면접 일정, 학점 관리를 병행하기가 너무 힘들어서 효율적인 시간 관리 방법을 검색하다가 알게 된 책입니다. 한국에는 <끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기> 라는 제목으로 번역 출간되어 있습니다.

GTD (Getting Things Done) - 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기
GTD (Getting Things Done) – 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기

간단히 요약하면 GTD 는 많은 할 일들을 효과적이고 효율적으로 처리할 수 있도록 함으로써 시간 관리를 하는 일련의 작업 흐름(workflow)과 그 프로세스들을 의미합니다. 그래서 단순한 할 일 목록을 뭔가 ‘있어 보이게’ 포장한 것이 아닌가 하는 생각도 들 때가 있습니다. 그러나 이러한 작업 흐름을 구체적으로 정의하여 실행할 수 있게 만들었다는 데에 의의가 있다고 생각합니다.

GTD 를 정확하게 이해하기 위해서는 책을 읽는 것이 좋습니다만, 사용하기 위해서 무조건 책을 정독하고 제시된 방법을 그대로 따라야 하는 것은 아니라고 생각합니다. 모든 사람이 동일하게 적용하기에는 무리가 있기 때문에 전체적인 프레임을 이해하고 개인의 성향이나 상황에 맞게 적용해야 합니다. 예를 들면 저는 회사에서 직급이 대리이고 실무 담당자인데 어떤 일을 다른 사람에게 위임(delegate)할 수 있는 부분은 매우 제한적입니다. 제게 주어진 일은 다른 팀원과 일부 업무 분담 재조정은 가능할지 몰라도 대부분 제가 마쳐야 합니다. 이처럼 GTD 에서 제시하는 방법을 무조건 적용하려고 하기보다는 전체 프로세스를 상황에 알맞게 적용하는 것이 효과적인 활용법이라고 생각합니다.

GTD Process

그러면 GTD 의 전반적인 프로세스를 한 번 살펴볼까요?

1. Capture
2. Clarify
3. Organize
4. Reflect
5. Engage

Capture

이 단계에서 해야 할 일은 최대한 많이 자신이 해야 할 작업들을 모으는 것입니다. 모든 작업들이 100% 모이도록 해야 중요한 일을 놓치는 일이 발생하지 않습니다. 이렇게 모으는 것은 수첩에 기록해도 되고 스마트폰 앱에 기록해도 됩니다 (개인적으로는 스마트폰의 노트 앱에 기록하는 것을 추천합니다). 이렇게 기록하는 것은 미루면 안되는데, 경험상 미루면 누락이 발생합니다. 미루는 일은 기록하고 난 뒤에 결정하면 됩니다.

Clarify

기록한 작업을 완료하기 위해 구체적으로 어떤 일(action)을 해야 하는가를 확정하는 단계입니다. 저는 이 단계가 있기 때문에 GTD 가 굉장히 강력한 도구라고 생각합니다. 우리는 흔히 계획이나 할 일을 기록할 때 단순하게 “~하기”와 같이 기록하는 경우가 많은데 그럴 경우 계획이 모호해지는 경우가 있습니다. GTD 는 계획 작성에 있어 한 작업을 실행 가능한 일(action item) 단위로 전환하는 Clarify 단계를 통해서 작업을 명료하게 만들고 모호하고 큰 작업을 소화할 수 있도록 합니다. 그리고 즉시 처리 가능한 일들은 이 과정에서 해치워 버리는 것도 좋습니다. 예를 들어 간단하게 전화로 용건을 전달할 일이 있다면 바로 이 과정에서 해 버릴 수도 있을 것입니다.

Organize

할 일들이 어느 정도 준비 되었다면 기준을 정해서 할 일들을 정리하는 단계입니다. 마감 기한이나 중요도 등 다양한 기준에 따라서 할 일들을 분류 함으로써 최종적으로 작업들을 원활하게 처리할 수 있도록 해야 하는 것입니다. 정리 과정에서 마감 기한이 불분명하거나 중요도가 정해지지 않은 할 일들은 가능하면 마감일과 중요도를 지정하는 것이 좋습니다. 또한 할 일들을 일정한 기준으로 맞추는 것도 좋습니다. 회사 업무들에도 주로 하는 업무들은 몇 개의 큰 카테고리로 나누어집니다. 예를 들어 회계 부서에서 일하고 있고 매출 채권을 담당하고 있다면 할 일들을 전표 처리/충당금 설정/영업담당자 연락 등 몇 개의 카테고리로 나눌 수 있을 것입니다. 인사팀이라면 신입사원채용/경력사원채용/급여처리 등의 카테고리로 나눌 수도 있을 겁니다.

Reflect

이제 작성한 할 일들을 한번 쭉 살펴보는 단계입니다. 오류는 없는지, 불명확하게 기록된 작업은 없는지 등을 확인 하고 주기적으로 이 과정을 반복합니다. 제 경험상 GTD 방법을 활용해서 할 일들을 잘 기록해 두어도 주기적으로 할 일 목록을 검토하는 습관을 들이지 않으면 소용이 없습니다. 따라서 GTD 툴을 선택할 때도 일목요연하게 한 화면에서 할 일들을 보여 주는 것을 선택하는 것이 중요하다고 봅니다.

Engage

다 정리가 되고 검토도 되었으면 이제 실제 일을 하는 단계만 남았습니다. 일을 처리하는 데에도 원칙이 있습니다. 중요한 일부터 처리하고 처리하려고 꺼내 놓은 일은 바로 해 버리는 습관을 들이는 것이 좋습니다. 그리고 한 번에 한 가지 일을 처리하는 것도 중요합니다.

미국 주식 투자 시작

얼마 전부터 미국 주식에 투자를 시작했습니다. 해외 주식은 거래 수수료도 부담스럽고 환율 변동에 따라서 큰 영향을 받는 위험이 있습니다. 또한 시차 때문에 밤에 주로 거래를 하게 되는 불편함도 있어서 어지간해서는 큰 장점이 없어 보입니다. 그럼에도 불구하고 해외 주식에 눈을 돌리게 된 데에는 다음과 같은 이유에서…

1. 미국 달러 자산 보유

한국에 사는 한국인이라면 한화 자산의 안전성을 따지는 것이 큰 의미는 없을지도 모르지만, 한화 자체는 안전한 자산은 아닙니다. 안전자산으로 금을 보유하는 것처럼 달러를 보유하게 되면 전체 자산의 안전성이 올라가는 장점이 있습니다.

2. 자본시장에 대한 신뢰성

한국 주식을 하다 보면 수없이 많은 잡음(찌라시)들을 듣고 접하게 됩니다. 이 소문들을 감안해서 주가의 향방을 예측하는 것은 불가능할 뿐만 아니라 그러한 소문들에 신경을 쓰는 것 자체가 스트레스입니다. 저는 많은 상장사들의 회계 공시나 기업 내부의 회계 관리 제도를 포함한 내부 통제가 불충분하기 때문에 이러한 소문들이 돈다고 봅니다. 최근에 벌어진 내부자 거래와 관련된 이슈들에서도 알 수 있듯이 많은 상장사들의 정보 공개가 투명하지 않고 의사결정도 주주들의 이익을 극대화하는 방향이 아닌 경우가 다반사입니다. 그래서 한국 시장에 대한 투자는 하지 않고 공시 제도가 비교적 투명하게 운영된다고 생각하는 미국 증권 시장에 투자하게 되었습니다.

3. 매력적인 개별 종목들

애플, 구글, 아마존과 같은 Tech-company 들에 직접 투자를 결정할 수 있고 그 회사의 향방에 관심을 갖고 지켜보는 것은 생각만으로도 흥미로운 일입니다. 특히 미국 상장사들은 경영 세부사항들에 대한 각종 정보들을 상세히 공시하고 있어서 관심 있는 회사들의 재무 보고들을 읽어보면 현재 전략의 향방이나 회사의 상태에 대해서 상당한 수준의 정보들을 알 수 있습니다.

만약 저와 같이 한국의 증시에 염증을 느끼고 회사에서 동료들이 담배를 태우거나 커피를 한 잔 하면서 이야기하는 소위 ‘내부 정보’ 찌라시들에 시달리고 싶지 않은 분들이라면 미국 주식으로 눈을 돌려 보기를 권합니다 🙂

GTD 앱 추천 (iOS/안드로이드) & 프로세스 설계

이제 본격적으로 시간을 관리하기 위한 툴을 선택하고 활용하는 프로세스를 설계해 보겠습니다. Getting Things Done(GTD) 의 방법론에 의하면 모든 할 일들을 Inbox 라는 공간으로 수집하는 것에서 프로세스가 시작됩니다. 할 일을 모두 한 곳으로 집중시켜서 일처리를 더욱 용이하게 하는 것이 바로 GTD의 핵심입니다. 만약 할 일들이 분산된다면 그만큼 집중하는것도 쉽지 않고 작업을 놓치는 경우가 생길 위험이 있습니다.

할 일 기록하기 & GTD 앱 추천

GTD 방법론을 사용함에 있어서의 딜레마 중 하나는 기록의 편의성(여기저기에 기록)과 이후 처리의 용이성(한 곳에 할 일들을 집중 관리)이 반비례한다는 점입니다. 가장 이상적인 방법은 스마트폰에 모든 내용을 기록하고 스마트폰이 자동으로 기록한 내용을 동기화하는 것입니다. 그렇게 때문에 저는 가능하면 많은 앱들 중 다양한 동기화 기능을 제공하고 신뢰성이 검증된 앱을 사용하려고 합니다. 이러한 앱으로 대표적인 것은 iOS 전용 앱인 Things 와 범용 앱 Wunderlist 가 있습니다. 그리고 이에 추가로 일정 관리를 위해 기본 캘린더 앱이나 기타 캘린더 앱이 필요한데 가능하면 일정에 할 일도 같이 표시되는 앱이 좋습니다. 저는 개인적으로 iOS 용으로 나와 있는 Calendar 5 라는 앱을 추천합니다.


Wunderlist

GTD 앱 추천 - Wunderlist
Wunderlist

Wunderlist 는 무료 할 일 목록 관리 앱 중에 가장 추천할 만한 앱 중 하나입니다. 무료임에도 불구하고 지속적으로 업데이트되고 다양한 플랫폼에서 동기화 옵션을 활용해서 사용할 수 있습니다. 윈도우-안드로이드-iOS 를 모두 지원하기 때문에 범용성이 장점입니다.

앱스토어 링크:
To-Do List & Tasks by 6 Wunderkinder
https://appsto.re/kr/3wopy.i

안드로이드 디바이스의 경우 다음 링크에서 받으시면 됩니다:

아마존 앱스토어:

플레이스토어 링크


Things

GTD 앱 추천 - Things
Things

GTD 앱 추천 과정에서 빼놓을 수 없는 앱이 Things 입니다. Things 는 맥과 아이폰, 아이패드 등 MacOS와 iOS를 모두 사용한다면 정말 사용하기에 편리한 앱입니다. 물론 가격이 너무 비싼 점은 흠이지만 플래너 하나를 사도 이것보다 비싸다는 점을 생각해 보면 충분히 투자할 만한 가치가 있다고 생각합니다. 저도 Things 를 사용 중입니다.

Things 앱스토어 링크(유료):
Cultured Code GmbH & Co. KG
https://appsto.re/kr/fmf_q.i

macOS 용 Things 구입 링크


Calendars 5

GTD 앱 추천 - Calendar 5
Calendar 5

Readdle 이라는 유명 앱 제작사에서 만든 Calendar 5 는 일정관리 앱 입니다. 단순히 캘린더처럼 보이지만 일정을 다양한 옵션으로 보여주는 기본 기능과 더불어 구글 캘린더와 직접 동기화를 지원하고 일정과 할 일 목록을 한 화면에서 볼 수 있는 기능, 영어로 자연스럽게 일정을 입력하면 이벤트를 생성해 주는 기능 (예를 들어 Have a haircut at 11am tomorrow 라고 입력하면 자동으로 내일 11시에 Have a haircut 이라는 일정을 생성) 등 다양하고 편리한 옵션 및 기능들을 지원합니다.
Calendar 5 앱스토어 링크(유료):
Daily Planner and Task Manager by Readdle
https://appsto.re/kr/3JyMP.i


아날로그 매니아를 위한 추천 작업기록도구: Hipster PDA

PDA라는 이름에 무슨 기계 혹은 애플리케이션인가 하실 분도 있을지 모르지만 사실 이것은 종이 플래너입니다. 게다가 브랜드 이름이라고 하기도 뭣한 것이, 인터넷에서 서식을 무료로 다운로드받아 인쇄해서 이용할 수 있도록 하는 일종의 프로젝트이기 때문입니다. Hipster PDA 는 서식 이 매우 짜임새 있게 되어 있고 스마트폰에 기록하는 것을 불편하게 생각하시는 분들이 많기 때문에 포함시켰습니다. 이 작업 기록도구는 무료이고 언제나 인쇄할 수 있으므로 새로 구입해야 한다던가 다른 기록도구로 이전하는 부담이 없는 것이 장점입니다. 그리고 가장 일반적인 형태이기 때문에 다른 시간관리 시스템으로 (예: 프랭클린 플래너 등) 이전하는 것도 큰 문제가 되지 않습니다.

링크: http://www.diyplanner.com/templates/official/hpda

위의 링크는 DIY Planner 라는 웹사이트의 Hipster PDA 페이지입니다. 이 사이트에는 이것 말고도 여러가지 형식의 플래너 레이아웃들이 올라와 있으니 취향에 맞추어 골라서 쓰시면 됩니다. 다운로드 받은 패키지를 열어 보면 여러 페이지의 플래너 양식이 들어 있는데 이것들을 전부 뽑아서 활용해도 좋고 필요한 양식만 뽑아서 활용해도 좋습니다. 한 가지 명심할 것은 우리는 이것을 임시 기록장으로만 사용하는 것이지 궁극적인 아카이브 장소로 이용하려는 것은 아니라는 점입니다. 저의 개인적인 프로세스는 가능한 한 스마트폰에 바로 기록하는데 이것이 안될 정도로 복잡한 내용일 경우 별도의 노트에 기록하고 쉬는시간이나 버스/전철 안에서 스마트폰으로 옮긴 뒤 그 종이를 파기하는 것입니다. 그러면 이후에 컴퓨터나 폰으로 일정을 확인할 경우 깔끔하게 나타날 뿐만 아니라 한 장소에 모든 할 일이 모이게 됩니다. 아날로그로 기록을 하실 때에는 이렇게 한 곳에 모으는 것을 자주 해 주는 습관을 들이는 것이 관건인 것 같네요.

할 일 모으기

할 일들은 기본적으로 한 가지 할 일 목록 앱을 사용하면서 모두 해당 앱에만 기록한다면 자동으로 한 장소에 모입니다. 그리고 캘린더 앱이 할 일들을 다 보여준다면 금상첨화지요.

만약 컴퓨터나 태블릿, 스마트폰에서 모두 할 일을 따로 기록한다고 해도 위에서 언급한 두 가지 앱(Wunderlist, Things)를 사용한다면 문제가 되지 않습니다. 계정을 통해서 동기화가 가능하기 때문입니다. 꼭 저 앱들이 아니더라도 요즘에는 많은 앱들이 동기화를 지원하니 취향에 따라 사용하시면 됩니다.

모으기 완료

이제 모인 할 일들을 하나씩 처리하는 것만 남았습니다. 일단 잘 모으기만 해도 반은 끝난 것이라고 할 수 있을 만큼 모아서 처리하는 방법의 위력은 대단합니다. 할 일을 기록하는 시점에 우선순위를 설정한 경우라면 우선순위가 높은 일들부터 처리하면 됩니다. 단, 꼭 한 번에 한 가지 일에 집중하세요. 제 경험상 할 일을 하나 시작했을 때 그 일을 끝내지 않으면 일이 잘 진행되지 않았습니다. 흔히들 사람의 뇌는 한 번에 한 가지만 처리할 수 있다고들 하잖아요?

GTD 시작 – 도구 선정을 위한 조건 및 방법

GTD 시작 : 본격적인계기

제가 GTD 시작을 하게 된 동기는 ‘디지털 건망증’ 때문이었습니다. 이는 뇌가 처리해야 할 정보가 너무 많아져서 문제가 되는 현상입니다. 요즘 인터넷을 비롯한 각종 매체로 많은 정보를 접하는 젊은 층에서 발생한다고 합니다.

그래서 보다 방법론적으로 시간관리를 하는 방법을 체계화시켜야 할 필요성을 느끼게 되었습니다. 학생 때는 공부만 하면 되었기 때문에 사실 시간관리의 경험이 많지 않았습니다. 그러나 직장인이 되고 결혼을 하면서 할 일이 계속 많아졌습니다. 따라서 본 포스팅을 통해 시간관리 방법을 체계화시켜 놓고 업데이트하려 합니다. 그러면 GTD 시작도 쉽고 습관화하는데도 도움이 될 것 같네요.

방법

시간관리 방법에는 여러 가지가 있습니다. 그 중 단순하면서 많은 사람들이 사용하는 GTD(Getting Things Done)를 써 보기로 마음먹었습니다. 최근에는 대다수의 스마트폰 애플리케이션이나 시간관리 서비스들이 이 GTD의 방법을 염두에 두고 있거나 적용하기 쉽게 만들어져 있어 실제로 적용하기에도 편리한 점이 있습니다.

그래서 GTD 시작을 위한 도구 선정 조건을 정해 보았습니다:

1. 각종 할 일들을 체계적으로 관리할 수 있도록 보여줄 수 있어야 함.
2. 어떤 할 일이 누락된다거나 사용자에 의해 무시되는(사용자가 인지하지 못하는) 일이 있어서는 안됨. 이를 위해 적절한 방법으로 notification을 할 수 있어야 함.
3. 이러한 시간 관리, 할 일 관리 도구가 유기적으로 작동해야 하며 한 소프트웨어나 한 체계 안에서 이루어져야 함. 만약 한 체계 안에 복수의 시간관리와 할 일 관리 도구들이 존재한다면 이들의 동기화는 자동, 혹은 사용자의 노력을 최소화하는 수준에서 이루어져야 함.

GTD 시작 : 도구 선정 조건

그러면 이러한 목표들을 이루기 위해 사용할 만할 툴들을 살펴보겠습니다.

우선 이러한 여러 가지 목적들을 가장 많이 충족시키면서 어디서나 활용 가능하고 다양한 동기화 옵션을 제공하는 캘린더 서비스는 구글 캘린더입니다. 아이폰, 안드로이드를 가리지 않고 범용으로 사용되며 데스크탑에서도 편리합니다. 네이버나 다음, 마이크로소프트 Live 에서도 비슷한 서비스를 제공하는 것 같으나 많은 안드로이드 폰 사용자나 아이폰 사용자는 이미 구글 계정을 만들어서 쓰고 있을 것이므로 구글을 사용하도록 하겠습니다. 만약 아이폰을 사용한다면 아이클라우드 등 애플에서 제공하는 툴로 모두 활용 가능하지만 범용성 때문에 일단은 구글로^^

두번째 도구는 적절한 ‘할 일 목록’ 관리 툴 입니다. 구글 캘린더에서도 할 일 목록(Task)를 제공합니다만, 제 경험상으로는 그다지 유용하지 않았습니다. 우선 동기화를 지원하는 서비스가 제한적입니다. 예를 들면 아이폰에서는 기본적으로 할 일 목록을 동기화하는 옵션을 제공하는데 구글의 할 일 목록은 동기화가 되지 않습니다. 별도의 어플을 사용하면 될 가능성도 있지만, 일단 범용성을 고려하면 논외로…

그러면 이 할 일들을 어떻게 처리할까요? 크게 두 가지 방법을 생각해 볼 수 있습니다.

이벤트로 처리

기본적으로 구글 캘린더 [링크] 는 일정 이벤트들을 다루는 구조입니다. 대다수의 일정 관리 앱/소프트웨어들도 마찬가지로 시간표 상에 어떤 이벤트를 위치시키는 것으로 일정을 관리합니다. 만약 할 일이 있다면 이를 하나의 이벤트로 ‘몇월 몇일 몇시에’ 이 일을 하겠다는 의미로 캘린더에 표시해 두면 됩니다. 이 방식은 구글의 캘린더 내에서 할 일을 처리할 수 있을 뿐만 아니라 그로 인해 다른 휴대기기나 스마트폰 등에서도 손쉽게 연동이 가능합니다. 문제는 ‘할 일’들은 애초부터 이벤트와 속성이 다르다는 점입니다. 반드시 정해진 시간에 일을 하지 못할 수도 있으며 다른 사람과 만나는 일이 아닌 혼자 하는 일은 미루는 일도 생기는데 이럴 경우에는 다시 이벤트를 재설정해주어야 합니다. 그래서 이벤트로 처리하는 것은 그다지 추천하고 싶은 방법은 아니고 GTD의 취지와도 맞지 않습니다.

구글 캘린더 - GTD 시작 도구 사례
구글 캘린더

복수의 툴을 사용하여 연동

가장 바람직한 방법은 한 개의 앱이나 소프트웨어로 모든 것을 처리하는 것이지만…범용성을 고려한다면 쉽지 않기에 동기화가 가능한 여러 앱들을 사용하는 것이 차선책입니다. 앱스토어에만 가 보아도 많은 생산성 향상 툴들이 있습니다. 이러한 툴들이 연동되는 시스템을 만드는 것은 어렵지 않습니다. 그러나 잘 작동하는 체계를 만드는 것은 쉬운 일이 아니며, 그 체계를 체화함으로써 생활의 일부분으로 정착시키는 것은 더더욱 쉽지 않습니다. 그러나 이러한 방법 없이는 체계적이고 효율적인 시간 관리는 더욱 어렵기 때문에 저는 몇 가지 앱들을 활용해서 일정을 관리하려 합니다. 이 방법을 사용하면 이벤트와 할 일의 속성을 명확하게 정의하여 구분, 활용할 수 있습니다. 앞에서 언급한 바와 같이 할 일 목록은 나름대로의 속성이 있습니다. 중요도로 구분될 수 있으며 일을 미루었을 경우 자동적으로 그러한 부분을 처리할 수 있어야 합니다. 이에 최적화된 툴을 사용함으로써 할 일을 일목요연하게 관리하는 것이 가능해집니다다.

그렇다면 잘 작동하는 시스템을 어떻게 만들 것인가가 문제가 됩니다. 잘 작동하는 단순한 체계에서 단순한 방법론이 나오고 방법이 단순하다면 익숙해지는 것도 어렵지 않을 뿐만 아니라 신속하게 생활의 일부로 만들 수 있기 때문입니다. 체계 내에서 (최대한 단순한) 프로세서의 흐름을 만들고, 그 프로세스를 순차적으로 익히며 프로세스마다 사용할 툴(최대한 적은 수의 툴)을 규정하는 일이 남아 있습니다. 이번 포스팅에서는 여기서 줄이고 다음 포스팅부터 시나리오를 세워서 적합한 툴을 선정하고 그에 걸맞는 프로세스를 규정해보도록 할 예정입니다.

블로그 이전

새로운 설치형 블로그로 이전했습니다. 설치형이 처음 셋업은 조금 까다롭지만 훨씬 자유로워서 좋은 것 같습니다. 앞으로 차근차근 포스트 올리고 예전 블로그 글도 옮겨올테니 기대해 주세요^^