이제 본격적으로 시간을 관리하기 위한 툴을 선택하고 활용하는 프로세스를 설계해 보겠습니다. Getting Things Done(GTD) 의 방법론에 의하면 모든 할 일들을 Inbox 라는 공간으로 수집하는 것에서 프로세스가 시작됩니다. 할 일을 모두 한 곳으로 집중시켜서 일처리를 더욱 용이하게 하는 것이 바로 GTD의 핵심입니다. 만약 할 일들이 분산된다면 그만큼 집중하는것도 쉽지 않고 작업을 놓치는 경우가 생길 위험이 있습니다.
할 일 기록하기 & GTD 앱 추천
GTD 방법론을 사용함에 있어서의 딜레마 중 하나는 기록의 편의성(여기저기에 기록)과 이후 처리의 용이성(한 곳에 할 일들을 집중 관리)이 반비례한다는 점입니다. 가장 이상적인 방법은 스마트폰에 모든 내용을 기록하고 스마트폰이 자동으로 기록한 내용을 동기화하는 것입니다. 그렇게 때문에 저는 가능하면 많은 앱들 중 다양한 동기화 기능을 제공하고 신뢰성이 검증된 앱을 사용하려고 합니다. 이러한 앱으로 대표적인 것은 iOS 전용 앱인 Things 와 범용 앱 Wunderlist 가 있습니다. 그리고 이에 추가로 일정 관리를 위해 기본 캘린더 앱이나 기타 캘린더 앱이 필요한데 가능하면 일정에 할 일도 같이 표시되는 앱이 좋습니다. 저는 개인적으로 iOS 용으로 나와 있는 Calendar 5 라는 앱을 추천합니다.
Wunderlist
Wunderlist 는 무료 할 일 목록 관리 앱 중에 가장 추천할 만한 앱 중 하나입니다. 무료임에도 불구하고 지속적으로 업데이트되고 다양한 플랫폼에서 동기화 옵션을 활용해서 사용할 수 있습니다. 윈도우-안드로이드-iOS 를 모두 지원하기 때문에 범용성이 장점입니다.
앱스토어 링크:
To-Do List & Tasks by 6 Wunderkinder
https://appsto.re/kr/3wopy.i
안드로이드 디바이스의 경우 다음 링크에서 받으시면 됩니다:
아마존 앱스토어:
플레이스토어 링크
Things
GTD 앱 추천 과정에서 빼놓을 수 없는 앱이 Things 입니다. Things 는 맥과 아이폰, 아이패드 등 MacOS와 iOS를 모두 사용한다면 정말 사용하기에 편리한 앱입니다. 물론 가격이 너무 비싼 점은 흠이지만 플래너 하나를 사도 이것보다 비싸다는 점을 생각해 보면 충분히 투자할 만한 가치가 있다고 생각합니다. 저도 Things 를 사용 중입니다.
Things 앱스토어 링크(유료):
Cultured Code GmbH & Co. KG
https://appsto.re/kr/fmf_q.i
macOS 용 Things 구입 링크
Calendars 5
Readdle 이라는 유명 앱 제작사에서 만든 Calendar 5 는 일정관리 앱 입니다. 단순히 캘린더처럼 보이지만 일정을 다양한 옵션으로 보여주는 기본 기능과 더불어 구글 캘린더와 직접 동기화를 지원하고 일정과 할 일 목록을 한 화면에서 볼 수 있는 기능, 영어로 자연스럽게 일정을 입력하면 이벤트를 생성해 주는 기능 (예를 들어 Have a haircut at 11am tomorrow 라고 입력하면 자동으로 내일 11시에 Have a haircut 이라는 일정을 생성) 등 다양하고 편리한 옵션 및 기능들을 지원합니다.
Calendar 5 앱스토어 링크(유료):
Daily Planner and Task Manager by Readdle
https://appsto.re/kr/3JyMP.i
아날로그 매니아를 위한 추천 작업기록도구: Hipster PDA
PDA라는 이름에 무슨 기계 혹은 애플리케이션인가 하실 분도 있을지 모르지만 사실 이것은 종이 플래너입니다. 게다가 브랜드 이름이라고 하기도 뭣한 것이, 인터넷에서 서식을 무료로 다운로드받아 인쇄해서 이용할 수 있도록 하는 일종의 프로젝트이기 때문입니다. Hipster PDA 는 서식 이 매우 짜임새 있게 되어 있고 스마트폰에 기록하는 것을 불편하게 생각하시는 분들이 많기 때문에 포함시켰습니다. 이 작업 기록도구는 무료이고 언제나 인쇄할 수 있으므로 새로 구입해야 한다던가 다른 기록도구로 이전하는 부담이 없는 것이 장점입니다. 그리고 가장 일반적인 형태이기 때문에 다른 시간관리 시스템으로 (예: 프랭클린 플래너 등) 이전하는 것도 큰 문제가 되지 않습니다.
링크: http://www.diyplanner.com/templates/official/hpda
위의 링크는 DIY Planner 라는 웹사이트의 Hipster PDA 페이지입니다. 이 사이트에는 이것 말고도 여러가지 형식의 플래너 레이아웃들이 올라와 있으니 취향에 맞추어 골라서 쓰시면 됩니다. 다운로드 받은 패키지를 열어 보면 여러 페이지의 플래너 양식이 들어 있는데 이것들을 전부 뽑아서 활용해도 좋고 필요한 양식만 뽑아서 활용해도 좋습니다. 한 가지 명심할 것은 우리는 이것을 임시 기록장으로만 사용하는 것이지 궁극적인 아카이브 장소로 이용하려는 것은 아니라는 점입니다. 저의 개인적인 프로세스는 가능한 한 스마트폰에 바로 기록하는데 이것이 안될 정도로 복잡한 내용일 경우 별도의 노트에 기록하고 쉬는시간이나 버스/전철 안에서 스마트폰으로 옮긴 뒤 그 종이를 파기하는 것입니다. 그러면 이후에 컴퓨터나 폰으로 일정을 확인할 경우 깔끔하게 나타날 뿐만 아니라 한 장소에 모든 할 일이 모이게 됩니다. 아날로그로 기록을 하실 때에는 이렇게 한 곳에 모으는 것을 자주 해 주는 습관을 들이는 것이 관건인 것 같네요.
할 일 모으기
할 일들은 기본적으로 한 가지 할 일 목록 앱을 사용하면서 모두 해당 앱에만 기록한다면 자동으로 한 장소에 모입니다. 그리고 캘린더 앱이 할 일들을 다 보여준다면 금상첨화지요.
만약 컴퓨터나 태블릿, 스마트폰에서 모두 할 일을 따로 기록한다고 해도 위에서 언급한 두 가지 앱(Wunderlist, Things)를 사용한다면 문제가 되지 않습니다. 계정을 통해서 동기화가 가능하기 때문입니다. 꼭 저 앱들이 아니더라도 요즘에는 많은 앱들이 동기화를 지원하니 취향에 따라 사용하시면 됩니다.
모으기 완료
이제 모인 할 일들을 하나씩 처리하는 것만 남았습니다. 일단 잘 모으기만 해도 반은 끝난 것이라고 할 수 있을 만큼 모아서 처리하는 방법의 위력은 대단합니다. 할 일을 기록하는 시점에 우선순위를 설정한 경우라면 우선순위가 높은 일들부터 처리하면 됩니다. 단, 꼭 한 번에 한 가지 일에 집중하세요. 제 경험상 할 일을 하나 시작했을 때 그 일을 끝내지 않으면 일이 잘 진행되지 않았습니다. 흔히들 사람의 뇌는 한 번에 한 가지만 처리할 수 있다고들 하잖아요?